Plannen in de zorg is een vak apart. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers duurzaam en gezond worden ingezet, terwijl je ook rekening houdt met fluctuaties in de zorgvraag? In dit interview spreken we met Henk-Jan Messchendorp, trainer, innovator en kerndocent van de Post-HBO opleiding Plannen in de Zorg en Nanda Weijtmans – van Loon, tactisch planner in het Jeroen Bosch Ziekenhuis. Samen delen ze hoe de opleiding, de Serious Roostergame en het verbetertraject, hebben bijgedragen aan stabielere forecasting en betere samenwerking binnen de organisatie.
Vooruitplannen
Nanda werkt als tactisch planner en is verantwoordelijk voor het vooruitplannen van roosters. ‘Volgens de cao moeten wij drie maanden op voorhand roosters publiceren, dus wij starten 4,5 maand van tevoren met het planningsproces,’ legt ze uit. ‘De verpleegkundigen krijgen vervolgens de kans om via zelfroosteren hun voorkeuren door te geven. Uiteindelijk zorg ik ervoor dat het rooster sluitend is.’
Voorheen werkte Nanda op een laboratorium, waar ze al enige ervaring had met personeelsplanning, maar ze wilde haar kennis verdiepen. ‘Ik wilde leren hoe ik proactiever kon sturen, in plaats van enkel reactief gaten op te vullen. De Post-HBO opleiding Plannen in de Zorg bood me precies dat inzicht.’
Impact van ziekteverzuim op roosters
De opleiding overtrof haar verwachtingen: ‘Voorheen vulden we gewoon de roosters in volgens de bezettingseisen. Nu kijken we vooruit en sturen we aan de voorkant om problemen op de dag zelf te voorkomen.’
Een van de belangrijkste leerpunten was inzicht in het ziekteverzuim en de impact daarvan op de roosters. ‘Vroeger keurden we vakanties goed op basis van het rooster, zonder ziekteverzuim mee te nemen in de planning. Nu zien we dat verzuim een grote invloed heeft. Door dit inzicht zijn we vakanties beter gaan spreiden en creëren we meer stabiliteit.’
‘Door op een strategische manier naar planning te kijken, kunnen we zorgcapaciteit optimaliseren en onnodige stress voorkomen’, vult Henk-Jan aan. ‘De opleiding helpt planners niet alleen hun vak beter uit te oefenen, maar ook om in organisaties een grotere rol te spelen. Een concrete uitkomst is ook dat de barrière die er lag tussen personeelsinzet, roosterbureaus en ICM nu beslecht is.’
Een nieuw vakgebied, een nieuwe brug
‘Roosteren is echt een nieuw vakgebied, waarbij het maken van roosters op een hoog niveau gebeurt en wetenschappelijk onderbouwd is’, vertelt Henk-Jan. ‘Eerst ontwikkel je het vakgebied en dan ga je combineren en samen optimaliseren. Vlak voor covid, een aantal jaar geleden, had je een handvol ICM-managers in Nederland, de functie bestond officieel niet eens. Nu, enkele jaren later, heeft elk ziekenhuis een ICM-manager en zijn het er niet langer een paar, maar enkele honderden. Ook centrale roosterbureaus zijn in opkomst.’
‘Covid is hier 100% de aanleiding toe geweest dat dit in een stroomversnelling terecht kwam. Er was toen ook echt nood aan samenwerking, je ontkwam er gewoon niet aan. En gelukkig heeft die trend zich voortgezet.’
De kracht van de Serious Roostergame
Een belangrijk hulpmiddel binnen de opleiding is de Serious Roostergame. Een online simulatie waarin roosters worden geanalyseerd en geoptimaliseerd. Nanda paste deze toe op een dagbehandelingsteam: ‘Ik had ideeën over waarom roosters na publicatie nog sterk veranderden. Dankzij de Roostergame kreeg ik bevestiging via cijfers. Het Serious Roostergame geeft inzicht in schendingen, ruilingen en mutaties en biedt een soort spiegel van de realiteit.’
Volgens Henk-Jan biedt de game een objectieve basis om processen te verbeteren. ‘Je kunt er patronen mee blootleggen en concrete scenario’s mee opstellen. Dit helpt ziekenhuizen om strategischer te plannen en op basis van echte, gevalideerde data beslissingen te nemen.’
Het Roosterbordspel als gesprekswijzer
Naast de online Serious Roostergame wordt ook het Roosterbordspel ingezet als hulpmiddel om teams met elkaar in gesprek te laten gaan over roosteruitdagingen. ‘Als er uit de online Serious Roostergame onwenselijke mutaties komen of bijvoorbeeld dat de rusttijden te kort zijn of er te veel nachtdiensten gedraaid worden, dan kan je door middel van het bordspel daar echt over in gesprek. Er is geen goed of slecht. Het spel is niet normatief, maar zet mensen aan het denken over werk- en levensgeluk,’ zegt Henk-Jan. ‘Wat voor een planner handig lijkt, kan voor een verpleegkundige juist problematisch zijn.’
Hoewel Nanda het bordspel alleen met haar eigen team heeft gespeeld, ziet ze de potentie. ‘Het spel binnen mijn eigen team spelen was moeilijk omdat het bordspel gespeeld moet worden vanuit verschillende perspectieven. Het is best lastig om als planner op de stoel van een verpleegkundige te gaan zitten bijvoorbeeld, maar het levert in ieder geval wel bewustzijn op.’
Henk-Jan beaamt dat. ‘Idealiter speel je het met verschillende afdelingen. Anders levert het wel bewustzijn op over hoe complex het allemaal is, maar het blijft dan toch te eenstemmig.’
Het verbetertraject: van inzicht naar actie
Een belangrijke uitkomst van het verbetertraject is dat roostervoorspellingen nu eerder en beter worden gemaakt. Het verbetertraject begon met een grondige analyse van de roosterwijzigingen. Met behulp van het diagnosemodel uit de Post-HBO opleiding en de Serious Roostergame werd inzichtelijk gemaakt waar de grootste knelpunten zaten. ‘Op basis van deze data hebben we processen geanalyseerd en verbeterinterventies ingezet,’ legt Henk-Jan uit. ‘Dit omvatte onder andere het koppelen van roosterdata aan capaciteitsmanagement en het betrekken van verschillende stakeholders bij de besluitvorming.’
Nanda legt uit: ‘We werken nu met scenario’s en kijken naar mogelijke knelpunten vooraf, in plaats van achteraf te reageren. Dit zorgt voor minder verstoringen op de dag zelf en meer rust binnen de teams.’
Een leernetwerk dat blijft groeien
Een bijkomend voordeel van de Post-HBO opleiding is de verbinding tussen planners uit verschillende ziekenhuizen en umc’s. ‘Ook na de opleiding blijven we elkaar helpen via appgroepen en digitale overleggen’, zegt Nanda. ‘Ik heb recentelijk contact gehad met planners van Utrecht umc over het integreren van de bruto-netto factor (FTE van 36 uur is niet gelijk aan 36 uur beschikbaarheid omwille verlof en afwezigheid) en zij hadden vragen over het opzetten van een centraal roosterbureau waar wij al wat verder mee zijn. Die kruisbestuiving is enorm waardevol.’
Henk-Jan benadrukt hoe dit informele netwerk inmiddels een stevige basis heeft gekregen: ‘Voorheen bestonden deze verbindingen nauwelijks, maar nu weten planners uit verschillende ziekenhuizen elkaar te vinden. De LinkedIn-groep ‘Roosterverbeteraars’ draagt hier ook aan bij.’
Flexwerken als strategische schakel
Naast ziekteverzuim zijn er andere variabelen die een rol spelen in de stabiliteit van roosters, zoals in- en uitstroom, ouderschapsverlof en het flexwerken. ‘Het flexbureau wordt vaak ingezet om gaten op te vullen, maar we willen hen nu beter betrekken bij het planningsproces,’ legt Nanda uit. ‘Het doel is dat zij niet alleen ad hoc ziektegevallen oplossen, maar ook strategisch kunnen meedenken over roosterstabiliteit.’
Henk-Jan haakt direct in: ‘Het Groene Hart Ziekenhuis heeft al tien jaar ervaring met forecasting en flexwerk. Dat moeten we benutten. Ik app mijn contactpersoon even en vraag of je haar mag bellen.’
En zo wordt, terwijl het interview nog gaande is, er alweer een nieuwe connectie gelegd – een bewijs van hoe het informele leernetwerk zich steeds verder uitbreidt en ervoor zorgt dat kennisdeling binnen de zorg blijft groeien.
