Planning van personeel, inzet en roosteren: het is een vraagstuk waar elk ziekenhuis mee te maken heeft. Een alledaags “vraagstuk” en geen probleem, aldus Henk-Jan Messchendorp: ‘Taalgebruik is belangrijk, want roosteren is geen domein van problemen maar van uitdagingen. Het is een vraagstuk waarin we, vanuit verschillende perspectieven en belangen, met optimaal roosteren onder andere het privé- en werkleven van werknemers in harmonie moeten brengen’. Henk-Jan werkt vanuit het Nederlands Zorg Instituut (NZI) als projectleider van verschillende roosterprojecten voor de StAZ. We spreken hem over het belang van goed roosteren en hoe de projecten van de StAZ hieraan bijdragen.
Henk-Jan Messchendorp is al zo’n 20 jaar bezig met het oplossen van vraagstukken in planning en inzet. Hij is met name gespecialiseerd in roostervraagstukken, innovatievernieuwing en veranderkunde: waarom doen mensen wat ze doen en vooral, waarom doen mensen niet wat je verwacht dat ze zouden doen? ‘Alles willen doen in het leven in combinatie met werk kan ingewikkeld zijn. Daar zit een spanningsveld, en in dat spanningsveld wil je eigenlijk beide levens, je werkleven en je privéleven, goed met elkaar in harmonie brengen. Hoe wordt het een orkest waarin de muziek nog steeds fatsoenlijk klinkt?’
Drie factoren voor uitdagingen in roosteren
‘Er wordt vaak gedacht dat iedereen een probleem heeft met de roosters in de zorg, maar dat is een misvatting. Van de 1,1 miljoen mensen die in de zorg werkt ervaart het gros geen dilemma’s om hun privéleven met hun werkrooster te combineren. Mensen verlaten de zorg of gaan minder werken, omdat het op dat moment in hun leven of levensfase niet past’. De uitdagingen in planning en roosteren worden dan ook beïnvloed door verschillende factoren, aan zowel de werkgever- als werknemerszijde. Volgens Henk-Jan spelen sociale factoren, fysiologisch of psychosociale factoren en generationele factoren een belangrijke rol aan de werknemerszijde:
- Sociale factoren
‘Het leven van een mens is een aaneenschakeling van ‘life events’: mensen krijgen bijvoorbeeld kinderen, geven mantelzorg, trouwen of gaan scheiden en ervaren dat hun (onregelmatige) dienstrooster niet meer past bij de structuur die ze op dat moment nodig hebben. Of ze vinden het lastig om hun rooster te combineren met hun partner, sport, muziek of familie. Deze mensen gaan niet altijd weg uit de zorg, maar gaan minder werken. Dit zorgt voor capaciteitsverlies en druk op het rooster, waardoor andere werknemers overvraagd kunnen worden om de gaten op te vullen. Het op tijd publiceren van een rooster kan dan ook bijdragen aan een meer stabiel sociaal leven.’
- Fysiologische/psychosociale factoren
‘Daarnaast zijn er ook mensen die minder gaan werken omdat ze fysieke klachten krijgen. Die kunnen ontstaan door de werkdruk, het werk zelf, het werken in onregelmatige diensten of het niet kunnen volhouden van de nachtdiensten. Deze mensen vertrekken niet uit de zorg, maar vallen uit of zijn minder inzetbaar. Onderzoek en experimenten met betrekking tot de nachtdiensten zijn noodzakelijk om medewerkers duurzaam inzetbaar te houden. Ook de StAZ houdt zich hier veel mee bezig’.
- Generationele factoren
‘Tussen, maar zeker ook binnen generaties en in verschillende levensfases wordt op een andere manier gekeken naar werken, zorg, zorgtaken en het leven. Het is belangrijk om te bekijken op welke verschillende manieren we de werk- en privélevens van deze levensfases en generaties met elkaar in harmonie kunnen brengen’.
‘Al deze factoren kunnen er uiteindelijk toe leiden dat mensen ziek worden, minder inzetbaar zijn of ongelukkig zijn, waardoor het voor hen zwaarder wordt om duurzaam hun vak te blijven uitoefenen. Met de projecten van de StAZ voor roosteren en plannen willen we bewustzijn creëren en oplossingen bedenken (interventies) die leiden tot een verbetering van het roosterproces en laten zien dat goede roosters van essentieel belang zijn om gezond en duurzaam te werken’.
Roosterprojecten
De roosterprojecten van de StAZ richten focussen zich op optimaal roosteren. ‘Je wil het spel van proces en roosteren, planning en inzet, zo voorspelbaar mogelijk maken. Een voorspelbaar rooster vinden mensen namelijk vaak fijn; het is prettiger werken en plannen maken in je privéleven, als je eerder weet waar je aan toe bent’. Om ziekenhuizen daarmee te kunnen helpen zijn er op dit moment drie actieve projecten om bij te dragen aan gezond (team)roosteren: de post-hbo training Plannen in de zorg, de app Serious Game Roosteren en het Roostergame bordspel.
Opleiden om roostervaardigheden te verbeteren
‘Roosteren begint bij de planner, want die maakt het rooster. Dus begonnen we met de vraag: wat kunnen we doen om die planner te versterken?’ Zo is de post-hbo opleiding Plannen in de zorg vorig jaar van start gegaan, in samenwerking met de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). De opleiding bestaat uit verschillende workshops en masterclasses om de kennis, attitude en vaardigheden van planners te verbeteren. Daarnaast is een doel van de opleiding het aanzetten tot verbeteractiviteiten binnen de ziekenhuizen. Onderdeel van de opleiding is een veranderkundig traject, waarin planners een verandering teweeg moeten brengen die substantieel is binnen hun vak. Zo leren ze onderzoek doen, met de roostergame te diagnosticeren, verandermodellen maken en moeten ze de opdracht in de praktijk uitvoeren. Hier zijn het afgelopen jaar al hele mooie initiatieven uit gekomen die ook gedeeld worden in de zorgbranche.’
Maar er zijn ook veel zorgmedewerkers die roosters maken als onderdeel van hun takenpakket hebben, maar daar niet of beperkt voor opgeleid zijn. Ook voor deze groep werkt Henk-Jan samen met de StAZ aan een opleiding, om hen te helpen hun roosterkennis en -vaardigheden te verbeteren. ‘Voor deze groep mensen werken we aan een E-learning waarin je stapsgewijs in modules het vak beter onder de knie krijgt. Het is in de academische ziekenhuizen al uitgerold, en wordt nu gebouwd voor de algemene ziekenhuizen.’
Gedragsverandering door middel van de Serious Roostergame app
Waar de training en E-learning zich richten op de planner, richt de Serious Roostergame app zich op het gedrag van de manager en medewerker. ‘Wat gebeurt er als een rooster uitkomt? In dat domein zit heel weinig regie voor de organisatie. Je kunt het eigenlijk zien als een roosterboog; de bovenkant is heel formeel, met een planner die netjes een rooster maakt binnen de cao, afspraken en beleidsregels. Vervolgens wordt het rooster gedraaid en dan begint het zogenaamde roostercircus’, vertelt Henk-Jan. ‘Hier zit het informele gedeelte, waar je weinig regie over hebt: er worden WhatsApp-groepen aangemaakt waarin onderling geruild wordt of een collega meldt zich ziek, waarna de manager op zoek moet naar vervanging.’
De Serious Roostergame app geeft werknemers een beter beeld van wat er gebeurt wanneer er een rooster uitkomt. Hier is het echte rooster vertaald in een botenrace op de computer. Het doel van de game is het verkrijgen van inzicht in de, soms onbedoelde, effecten van het roosterproces voor medewerker en de organisatie. De game biedt ook de mogelijkheid om de resultaten te analyseren om zo dienstpatronen en de werk-privébalans te verbeteren.
De dialoog openen met het Roostergame bordspel
Als laatste is er het Roostergame bordspel; een vergelijkbaar spel als de digitale Serious Roostergame app, maar erop gericht om de dialoog te openen. ‘Twee teams spelen tegen elkaar: een planner, medewerker en een cliënt. Via het spel gaan zij samen in dialoog over dilemma’s in het rooster. Het spel is een methode om een objectieve dialoog te voeren, en dat werkt’, vertelt Henk-Jan. ‘We zien dat mensen tijdens het spel het gesprek met elkaar aangaan. Het spel eindigt met een reflectiekaart, waarop je kan invullen wat je is opgevallen in het spel en wat er gebeurt om het levensgeluk van medewerkers te vergroten’. En dat is een belangrijke, aldus Henk-Jan. ‘Er wordt in het spel gebruik gemaakt van positieve taal; het gaat hier tenslotte om een uitdagend vraagstuk, geen probleem, waarin we levensgeluk in harmonie willen brengen. Hoe doe je dat? Door heel goed te roosteren. In de huidige tijd moet de zorg veel meer moeite doen om het levensgeluk van werknemers in harmonie te brengen, en daar doen we deze mooie projecten voor’.
Activiteiten duurzame inzetbaarheid StAZ
Wil je meer weten over deze en andere activiteiten rondom duurzame inzetbaarheid die de StAZ aanbiedt? Bekijk de pagina over duurzame inzetbaarheid.>
