Nieuws
30-06-2010
Digitaal loopbaanloket: bundeling van kennis leidt tot betere dienstverlening
Ziekenhuisgroep Twente
Als werkgever wil Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) graag bijdragen aan de ontplooiing van haar ca. 3.500 medewerkers. Onder andere via POP-gesprekken (persoonlijke ontwikkelingsplannen). Binnen de afdeling P&O is daarom sinds 2006 een speciale projectgroep bezig met de ontwikkeling van instrumenten rond mobiliteit. Eén van die instrumenten is het loopbaanloket, dat in 2007 is opgericht. Het loket is een laagdrempelige voorziening waar medewerkers met loopbaanvragen zich kunnen melden. Samen met een loopbaanadviseur bekijken ze vervolgens, in maximaal een half jaar en zes gesprekken, hoe ze zich op hun eigen (of op een andere werkplek) verder kunnen ontwikkelen. Ingeborg Groendijk, loopbaanadviseur op locatie ZGT Hengelo, en Marcel Rikhof, loopbaanadviseur op locatie ZGT Almelo zijn intensief bij het Loopbaanloket betrokken, en doen hun verhaal.
Aanleiding
Ingeborg: “De medewerkers van het ZGT zijn door allerlei ontwikkelingen – organisatiebewegingen zoals re-integratietrajecten, jaargesprekken, vergrijzing - steeds bewuster gaan nadenken over hun loopbaanplanning. Vroeger vulde iedere P&O-adviseur loopbaanbegeleiding op zijn of haar eigen manier in. Via het loopbaanloket bundelen we nu de kennis van alle betrokken P&O-adviseurs van de verschillende bedrijfsonderdelen. Daarbij is het uiteraard de bedoeling om zo veel mogelijk van elkaar te leren. De werknemers zijn erg enthousiast en daar zijn we natuurlijk heel trots op!”
Vrijwillige en gedwongen trajecten
Deelname is vrijwillig en medewerkers vinden het loket via intranet, hun leidinggevende of de bedrijfsarts. Na een intakegesprek kunnen ze een traject op maat in, op voorwaarde dat ze een POP-gesprek met hun leidinggevende hebben gehad en een motivatiebrief schrijven. Een traject duurt maximaal een half jaar en telt maximaal zes gesprekken. Tussentijds en op het eind is er terugkoppeling met de leidinggevende. Ingeborg: “In het begin hadden we echt enorme wachtlijsten. Nu niet meer. Eén keer per maand komt de projectgroep bijelkaar en dan verzamelen we alle aanvragen/intakeformulieren. Dat zijn er gemiddeld drie tot vier per maand, en die zijn goed te verdelen. Ik moet wel eerlijk zeggen dat we de laatste tijd niet zoveel meer aan onze communicatie hebben gedaan. Dat heeft ermee te maken dat we midden in een grote reorganisatie zitten met ons ziekenhuis, en dat er fors bezuinigd moet worden. We wilden het loket vooral niet sluiten, maar we hadden er wel belang bij dat de stroom kandidaten niet te groot werd. We hebben namelijk wel wat capaciteitsproblemen, nu we ook veel tijd steken in de meer verplichte loopbaantrajecten als gevolg van die bezuinigingen en reorganisatie. En ons traject is natuurlijk op vrijwillige basis.” In het kader van de reorganisatie is daarom een apart mobiliteitsbureau gestart. Marcel: “Dat was inderdaad een bewuste keuze. Het gaat namelijk vooral om de wat meer “gedwongen” trajecten. We wilden die niet vermengen met onze vrijwillige trajecten. Dat is gewoon een heel ander verhaal.” Ingeborg: “De conclusie is dus wel dat onze communicatie heel goed werkt. Als je veel aandacht aan de loopbaantrajecten besteedt, wordt de stroom meteen groter. En andersom dus ook. Op dit moment is ons verhaal nog niet bij iedereen bekend, dus we hebben zeker nog werk liggen op dat vlak. Dat gaan we zodra dat weer mogelijk is oppakken. Op dat terrein is er nog een hoop winst te behalen.”
Medewerker Krista van Riel: “Steeds opnieuw stak de twijfel op”
Krista van Riel: “Ik werkte als verpleegkundige in het ziekenhuis van Almelo, maar al tijdens mijn opleiding had ik mijn twijfels of ik dat beroep echt wilde. Ik heb het uiteindelijk toch een aantal jaren gedaan, maar ik zat er niet op mijn plek. Steeds opnieuw stak de twijfel de kop op. Toen ik via internet informatie kreeg over het loopbaanloket, heb ik me vrij snel ingeschreven. Ik werd toen begeleid door Marcel Rikhof. Met hem had ik een aantal afspraken, waarbij ik via een aantal opdrachten voor mezelf helder kreeg wat ik nou precies leuk vond, en welk werk bij me paste. Daar kon ik heel goed mee uit de voeten. Op een gegeven moment ging ik verhuizen van Almelo naar Ede, en dat was een goed moment om iets anders te zoeken. Niet meer als verpleegkundige dus. Ik ben uiteindelijk terechtgekomen bij een zorgorganisatie in de regio, voor verpleegtehuizen, verzorgingstehuizen en thuiszorg. Mijn rol is het coördineren van de in- en uitstroom van de verzorgingstehuizen. Ik overleg bijvoorbeeld over de juiste afdeling voor een klant, en over de plaatsing, maar ik doe ook de indicatiestelling. Verder beantwoord ik vragen van bijvoorbeeld ouderen en huisartsen. Het bevalt me echt vreselijk goed en ik ben blij dat ik het gedaan heb. Vooral omdat ik mijn kennis uit mijn vorige baan ook hier hartstikke goed kan gebruiken.”
Begeleiding
Op dit moment heeft het loket zes tot zeven personeelsadviseurs,
die tegelijkertijd ook loopbaanadviseur zijn. Het loopbaantraject
zelf doorloopt een aantal fases. Allereerst de intakefase.
Daarin bespreken de adviseurs en de deelnemer wat nu
precies de vraag is. Als dat een loopbaanvraag is,
volgt een gesprek met de deelnemer en leidinggevende
en wordt er een loopbaancontract getekend. Daarna volgt
een fase van zelfanalyse. Daarbij gaat het om vragen
als: wie ben ik nou? Wat kan ik goed en minder goed?
En: ken ik mijn eigen overtuigingen, wensen en drijfveren
goed genoeg? Marcel: “Kort door de bocht gaat het er
dus om: klopt het beeld dat de kandidaat van zichzelf
heeft, met het beeld dat hij in de organisatie laat
zien?” Ingeborg vult aan: “We nemen behoorlijk wat
tijd voor de zelfanalyse. Aan het eind van deze fase
heeft de kandidaat dus een goed beeld van zichzelf.
Daardoor maakt hij betere keuzes en loopt de rest van
het traject veel soepeler. Die tijd haal je er dus
dubbel en dwars uit.”
Marcel: “De echte drijfveren komen boven, en daardoor
kiezen mensen veel bewuster en enthousiaster. Dat is
mooi om te horen.”
Na de intake zit er eigenlijk nog een fase tussen. Ingeborg: “Mensen hebben namelijk tijd voor verwerking nodig. Een reden voor een loopbaantraject is bijvoorbeeld dat je weet dat je over een tijdje niet meer fysiek in staat zult zijn om je werk als verpleegkundige te doen. Dan moet je dus tegen je wil en passie in gaan heroriënteren, en daar komt een stuk rouwverwerking bij kijken. Dat vraagt tijd. Het traject dat daar dan op volgt, is ook altijd maatwerk.” Marcel: “Na de zelfanalyse gaan we de echte richting bepalen en wordt de arbeidsmarkt verkend. Een deel vindt een nieuwe plek in huis, en deel zal extern een andere baan vinden. In de rest van de gevallen blijkt de vraag niet zozeer een loopbaanvraag, maar meer iets in de arbeidssfeer. Dan blijkt er bijvoorbeeld een conflictsituatie onder te liggen. Het gesprek dat we in dat geval hebben gevoerd, heeft dan overigens vaak toch wel nut gehad, omdat het nieuwe problemen helpt voorkomen. Of inzicht heeft gebracht in hoe de situatie heeft kunnen ontstaan. Het gebeurt natuurlijk ook dat mensen ons na hun intake niet meer nodig hebben. Omdat ze zelf al iets anders hebben gevonden. Soms voelt dat een beetje dubbel. Het is natuurlijk geweldig voor hen, maar je wilt tegelijkertijd goede mensen niet kwijtraken. Tja. Je moet mensen nooit koste wat kost willen houden, als loopbaanadviseur. Het er gaat uiteindelijk om dat zíj de juiste keuze maken.”
Na elk gesprek evalueren de adviseurs de situatie en de uitkomsten. Meestal liggen die op het vlak van groei en ontwikkeling. Ingeborg: “Mensen hebben inzicht in hun situatie gekregen en hebben daardoor meer handvatten om verder te kunnen. Daar zijn mensen vaak al heel erg blij mee. We horen ook regelmatig dat kandidaten vinden dat eigenlijk élke medewerker een keer zo’n gesprek zou moeten voeren. Dat kan natuurlijk niet, maar het is wel heel mooi om te horen!”
Medewerker Christine van Heerikhuizen: “Voor mijn gevoel duurde het traject niet lang”
Christine van Heerikhuizen: “Eigenlijk was ik al een tijdje zoekende. Ik wilde iets anders, maar wist niet goed wat. En ook niet hoe ik het moest doen. Toen heb ik besloten om een loopbaantraject in te gaan
Eigen initiatief staat voorop!
In het begin van het project ontstond er een enorme
hausse. Daarom werd de drempel in de loop van de tijd
iets verhoogd. Kandidaten moeten nu eerst een motivatiebrief
sturen en een gesprek aangaan met hun leidinggevende.
Daardoor krijgt het loket nu meer de juiste mensen
en de juiste vragen binnen. Ingeborg: “Dat is prettig.
We hebben er ook wel wat commentaar op gehad hoor,
en mensen haken er soms ook door af. Omdat ze het toch
veel moeite vinden. Ik vind echter dat het traject
de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers is en
blijft. Motivatie is dus heel belangrijk en dat laat
je op deze manier zien: dat je écht wilt.”
Marcel: “Vanuit P&O is het belang dat de juiste
man of vrouw op de juiste plek zit. Dan heb je al enorm
veel gewonnen. Een organisatie ontwikkelt zich, de
mensen ook. Soms matchen die twee daardoor niet meer.
Vergelijk het maar met een plant die niet meer in zijn
pot past. Hij is te groot geworden, of op een bepaalde
manier gegroeid. Of de pot blijkt te klein of niet
passend voor de plant. Daar moet je dan iets aan doen.”
Ingeborg: “De meeste mensen zitten wél op de juiste
plek. Het gaat om de mensen die worstelen met hun loopbaan
en daar zelf niet uitkomen. Het is mooi als je dat
kunt ondersteunen.”
Professionalisering van het loket
Het kan heel lastig zijn om met medewerkers over de ontwikkeling van hun loopbaan te praten. Loopbaanadvies is een vak apart. De leidinggevende kan dat in heel veel gevallen best zelf, maar in complexere situaties is hij soms niet de juiste persoon om dat te doen. Marcel: “Het is dan onze rol om met de vraag aan de gang te gaan. Zo voelen wij dat. Het initiatief voor dit project kwam echt vanuit onszelf. Wij wilden als personeelsadviseurs onze deskundigheid bundelen, zodat we een betere dienstverlening konden aanbieden. En dat is volgens mij heel goed gelukt.” Ingeborg: “We hebben nu ook een prachtige map met instrumenten ontwikkeld, onze processen zijn meer gestroomlijnd en we hebben een uniforme werkwijze gevonden. Echt geweldig als je zoiets graag wilt bereiken en het dan ook echt lukt!”
Mobiliteit
Marcel: “Mensen moeten in staat zijn om mee te gaan in een veranderende wereld. Door mobiliteit vergroot je de flexibiliteit van mensen. Hun blik wordt breder, zowel op de wereld als op zichzelf. Denk maar eens aan de situatie waardoor je – bijvoorbeeld door veranderingen of fysieke klachten - een vertrouwd team moet loslaten en een nieuwe plek moet veroveren. Als dat lukt, als je je geestelijk over die verandering heen kunt zetten, dan word je daar veel weerbaarder van. Je krijgt meer vertrouwen in jezelf en een bedreiging wordt dan juist een kans. Je gaat gebruik maken van je eigen kracht. Dat voorkomt niet alleen weerstand; flexibele medewerkers zorgen ook voor een veel slagvaardiger organisatie!”
Verankering
De Raad van bestuur en de ondernemingsraad zijn allebei
betrokken bij en op de hoogte van de ontwikkelingen.
Ingeborg: “We hebben het project uiteraard geëvalueerd
en de resultaten waren gelukkig ook al snel heel tastbaar.”
Marcel: “Het is belangrijk dat je resultaten van dit
soort trajecten snel zichtbaar kunt maken. Dat je laat
zien of je vooruitgang boekt of niet. Daar zijn we
absoluut in geslaagd. We hebben een goed registratiesysteem,
waardoor we goed kunnen laten zien wat de cijfers zijn.
En dat heeft veel draagvlak gecreëerd.” Ingeborg: “Dit
jaar gaan we weer evalueren. Wat nog in het vat zit,
is om het een standaard dienstverlening van de organisatie
te maken. Daar wachten we alleen nog even mee, tot
na de reorganisatie. Via de beleidsplannen houden we
het project intussen voortdurend op de agenda. En we
blijven zoeken hoe we het straks het beste kunnen inbedden.
Dankzij aparte opleidingen voor de personeelsfunctionarissen,
krijgt het project ook steeds meer body. De opleiding
levert veel input en materiaal op om verder te gaan.
En al die input deel je natuurlijk ook met elkaar.
Een van de dingen waar we nu ook over denken is om
op termijn misschien ook groepstrajecten aan te bieden.
Dat stimuleert de onderlinge uitwisseling tussen medewerkers,
en het kan ook wat extra's bieden samen met lotgenoten
over problemen te spreken. Maar dat is dus nog een
idee.”
Waar iedereen het voor doet…
Marcel: “We voeren goede gesprekken met mensen. Dat is zo bijzonder. En het is mooi dat je inzet wordt gewaardeerd. Dat mensen echt hun plek vinden”. Ingeborg: “Daarvoor is het nodig om goed te kijken naar de kandidaat, om de juiste aansluiting te vinden en de juiste strategieën toe te passen. Het is moeilijk uit te leggen hoe bijzonder het is als mensen verder helpen in hun loopbaan je passie is, en je daar ook echt in slaagt.”
